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Datenschutzkonforme Reinigung in Anwaltskanzleien - Was beachten?
Anwaltskanzleien verarbeiten täglich hochsensible Mandantendaten. Jeder Reinigungskräft, der die Räume betritt, wird rechtlich zum Datenverarbeiter im Sinne der DSGVO. Was das für die Praxis bedeutet und wie Kanzleien in Berlin das Thema richtig angehen, lesen Sie hier.
Das Wichtigste in Kürze
- Reinigungskräfte in Kanzleien gelten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO - ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist zwingend erforderlich
- Berliner Anwaltskammern führen regelmäßig Datenschutz-Audits durch, bei denen auch die Reinigungsverträge geprüft werden
- Schreibtischtöpfe, Whiteboard-Notizen und ausgedruckte E-Mails zählen als personenbezogene Daten gemäß DSGVO
- Ein datenschutzkonformer Reinigungsdienst kostet nicht mehr als ein herkömmlicher - aber der Schutz vor Bußgeldern ist unbezahlbar
Häufige Irrtümer zur datenschutzkonformen Reinigung
In der Beratung von Kanzleien stoßen wir immer wieder auf dieselben falschen Annahmen. Bevor wir in die rechtlichen Details gehen, räumen wir damit auf.
Reinigungskräfte haben keinen Zugriff auf personenbezogene Daten
Viele Kanzleien glauben, dass Reinigungskräfte nur Böden wischen und Muell entleeren. In der Praxis sehen sie Aktenordner auf Schreibtischen, Besprechungsprotokolle an Whiteboards und ausgedruckte Korrespondenz am Drucker.
Jeder sichtbare Eintrag auf Schreibtischen ist ein Datenzugriff
Die DSGVO definiert den Begriff des Datenzugriffs weit. Ein Reinigungskräft, das beim Abstauben Namen, Adressen oder Sachverhalte liest, verarbeitet personenbezogene Daten. Daran ändert ebenso keine Verschwiegenheitserklärung allein etwas.
Eine Verschwiegenheitserklärung reicht als Datenschutzmaßnahme
Eine unterschriebene Verschwiegenheitspflicht ist wichtig, aber für sich allein genommen keine hinreichende Maßnahme im Sinne der DSGVO. Es kommen noch technische und organisatorische Vorkehrungen hinzu.
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind zwingend
Art. 32 DSGVO verlangt von Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern konkrete TOMs. Bei der Reinigung heißt das: geschlossen verschlossene Akten, gesperrte Bildschirme, Reinigung außerhalb der Arbeitszeit und dokumentierte Zugangskontrollen.
DSGVO-Grundlagen für Kanzleireinigung
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterscheidet zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern. Als Verantwortlicher bestimmt die Anwaltskanzlei Zweck und Art der Datenverarbeitung. Sobald Mitarbeiter eines Reinigungsdienstleisters Zugang zu Räumen mit personenbezogenen Daten erhalten, wird dieser zum Auftragsverarbeiter.
Warum ist das für Kanzleien besonders relevant? Rechtsanwälte fallen unter die Sonderrolle der Berufe mit besonderer Vertraulichkeitspflicht. Paragraph 203 StGB straft die Verletzung von Privatgeheimnissen mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr. Addiert sich eine DSGVO-Verletzung, können beide Regelwerke gleichzeitig greifen.
Der AVV als zentrales Instrument
Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist keine Formalität. Konkret regelt er, welche Daten der Auftragsverarbeiten verarbeiten darf, wie er sie schützt und welche Kontrollrechte der Verantwortliche hat. In der Kanzleipraxis bedeutet das Folgendes:
- Genauer Geltungsbereich: Der AVV muss genau festlegen, welche Räume vom Reinigungspersonal betreten werden. Einzelbüros mit sensiblen Akten können ausgenommen werden.
- Zugangskontrolle: Wer erhält Schlüssel oder Zugangscodes? Wird der Zugang protokolliert? Wie werden Schlüssel bei Ausscheiden von Mitarbeitern zurückgegeben?
- Schulungspflicht: Das Reinigungspersonal muss im Umgang mit sensiblen Daten geschult sein. Das schließt ein Verbot ein, Akten zu lesen, Fotos zu machen oder Dritte über Mandantendaten zu informieren.
- Kontrollrecht: Die Kanzlei hat das Recht, die Einhaltung der Datenschutzvorgaben beim Reinigungsdienstleister zu kontrollieren.
Berufsrechtliche Doppelbelastung
Für Berliner Anwälte kommt ein weiterer Aspekt hinzu. Seit 2018 führt die Rechtsanwaltskammer Berlin stärkere Kontrollen im Bereich Datenschutz durch. Reinigungsverträge und deren datenschutzrechtliche Gestaltung gehören dabei zum Prüfungsumfang. Wer hier Nachholbedarf hat, riskiert nicht nur einen Rügebescheid der Kammer, sondern außerdem einen Bußgeldbescheid der Datenschutzbehörde.
Allein 2025 hat die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit über 1.200 Beschwerden im Geschäftsbereich freiberuflich Tätiger bearbeitet. Reinigungsverträge gehören dabei zu den häufigsten Schwachstellen bei Kanzleien, die von der Behörde geprüft werden.
Was Berliner Kanzleien besonders betrifft
Berlin hat die höchste Kanzleidichte Deutschlands. Rund 16.000 Rechtsanwälte sind in der Stadt zugelassen (Stand 2025). Viele davon arbeiten in Kanzleien mit weniger als fünf Mitarbeitern, häufig in Altbauetagen in Mitte, Charlottenburg oder Kreuzberg. Aus dieser Struktur ergeben sich spezifische Herausforderungen für die datenschutzkonforme Reinigung.
Drei Berlin-spezifische Probleme:
- Altbaustrukturen: Viele Berliner Anwaltsbüros beziehen Altbüros mit offenen Grundrissen. Glasscheiben als Raumteiler, die gleichzeitig als Whiteboards dienen, sind gang und gäbige. Putzt ein Reinigungskräft diese Scheiben, sieht er sowohl die Notizen als auch die Projektionen. Verschwiegenheitserklärungen allein reichen hier nicht aus.
- Mietgemeinschaften und Coworking: In Bezirken wie Friedrichshain oder Neukölln teilen sich Sozietäten häufig Küche, Toiletten und Empfangsbereich mit anderen Gewerbemieterm. Oft kommt der Reinigungsdienst dann über öffentliche Flure, die sich nicht von der Kanzlei kontrollieren lassen.
- Hybridarbeitsplätze: Seit der Pandemie arbeiten Berliner Anwaltskanzleien zunehmend im Schichtmodell. Hot-Desks, geteilte Bildschirmarbeitsplätze und Besprechungsräume ohne feste Zuordnung machen es schwerer, den Reinigungskräften klar definierte Bereiche zuzuweisen.
Die Bezirksbehörden als Kontrollinstanz
Bei Kanzleiprüfungen kooperiert die Berliner Behörde für den Schutz personenbezogener Daten zunehmend mit den Rechtsanwaltskammern. Ein Prüfungsbericht aus dem Jahr 2024 dokumentiert den Fall einer Kanzlei im Bezirk Mitte, deren Reinigungsdienstleister keinen AVV vorlegen konnte. Innerhalb von vier Wochen forderte die Behörde einen nachträglichen Abschluss. Die Thematik wird also ernst genommen und aktiv kontrolliert.
Konkrete Maßnahmen für datenschutzkonforme Kanzleireinigung
Aus unserer täglichen Arbeit mit Berliner Kanzleien haben wir entwickelt, was Anwaltsbüros konkret tun können. Auf drei Ebenen setzen die folgenden Maßnahmen an: vertraglich, technisch und organisatorisch.
Vertragliche Ebene
- AVV abschließen: Mit jedem Reinigungsdienstleister eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO abschließen. Vorlagen gibt es bei der Rechtsanwaltskammer Berlin.
- Verschwiegenheitserklärung ergänzen: Neben dem AVV sollte jedes Mitglied des Reinigungsteams eine separate Verschwiegenheitserklärung unterschreiben.
- Strafen bei Verstößen: Der Vertrag muss Regelungen enthalten, was bei Verstößen passiert. Vertragsstrafen erweisen sich in der Praxis als tauglicher als blosses Vertrauen.
Technische Ebene
- Schreibtische abreisen: Alle Dokumente, die Mandantendaten enthalten, gehören nach Feierabend in verschließbare Schränke oder Aktenwagen. Das schließt Post-it-Notizen, Kalendereinträge und Bemerkungen auf Whiteboards ein.
- Bildschirme sperren: Eine automatische Bildschirmsperre nach zwei Minuten Inaktivität verhindert, dass Reinigungskräfte Mandantenakten am Monitor sehen.
- Papierkorb mit Schlitzen: Aktenvernichter oder geschlossene Papiersammelbehälter statt offener Papierkörbe verhindern das Einsehen von Dokumenten im Muell.
Organisatorische Ebene
- Säuberung außerhalb der Bürostunden: Die wirksamste Maßnahme. Ist die Kanzlei von 09:00 bis 18:00 Uhr besetzt, reinigen wir in der Regel ab 19:00 Uhr. So gibt es keine Überschneidung zwischen Anwaltstätigkeit und Sauberkeitsarbeit.
- Fest zugewiesenes Personal: Dieselben Mitarbeiter reinigen kontinuierlich dieselbe Kanzlei. Dadurch reduziert sich die Anzahl der Personen mit Zugang zu sensiblen Räumen, und die Nachverfolgung wird erleichtert.
- Reinigungsprotokoll: Dokumentierte Eingangszeiten und gereinigte Räume schaffen Transparenz. So lässt sich im Streitfall nachvollziehen, wer wann wo war.
Praxisfall aus Berlin-Mitte: Eine auf Medizinrecht spezialisierte Kanzlei am Gendarmenmarkt hatte jahrelang einen Reinigungsdienst ohne AVV. Der Mangel wurde bei einer Routinüberprüfung durch die Kammer entdeckt. Vertragspapiere mussten innerhalb von sechs Wochen nachgereicht, Personal geschult und Reinigungsmaßnahmen dokumentiert werden. Die Kosten für diese Nachbesserung überstiegen den Jahrespreis des Reinigungsdienstes um das Dreifache.
Weitere Informationen zu unserer datenschutzkonformen Kanzleireinigung finden Sie in unserem Leistungsangebot.
Häufige Fragen zur datenschutzkonformen Kanzleireinigung
Brauche ich als Kanzlei wirklich einen AVV mit dem Reinigungsdienst?
Ja. Sobald Reinigungskräfte Räume betreten, in denen personenbezogene Daten von Mandanten vorhanden sind, werden sie rechtlich zum Auftragsverarbeiter. Art. 28 DSGVO verlangt dann einen schriftlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das gilt unabhüangig von der Kanzleigröße.
Was passiert, wenn kein AVV vorliegt und die Datenschutzbehörde das prüft?
Die Behörde kann eine Anordnung zur Nachholung erlassen und im Wiederholungsfall ein Bußgeld verhängen. Nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO können Bußgelder bis zu 10 Millionen Euro oder zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes drohen. In der Praxis verhängt die Berliner Datenschutzbehörde bei Erstvergehen meist eine Beanstandung mit Fristsetzung.
Reicht es, wenn die Reinigungskräfte nur nachts kommen?
Reinigung außerhalb der Bürostunden ist eine wertvolle Maßnahme, reicht für sich allein aber nicht. Die DSGVO verlangt zusätzlich einen AVV, Schulungen und technische Maßnahmen wie geschlossene Aktenwagen und gesperrte Bildschirme. Die Reinigungszeit ist ein Baustein im Gesamtkonzept, kein Ersatz dafür.
Welche Dokumente muss ich meiner Kanzlei als Nachweis aufbewahren?
Der AVV mit dem Reinigungsdienst, die Verschwiegenheitserklärungen aller eingesetzten Mitarbeiter, Schulungsnachweise, Reinigungsprotokolle und gegebenenfalls Kontrollberichte. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach aktueller Empfehlung mindestens drei Jahre nach Vertragsende.
Datenschutzkonforme Kanzleireinigung in Berlin
Wir bei Immo-Clean GmbH betreuen Anwaltskanzleien in ganz vor Ort mit datenschutzkonformer Büroreinigung. AVV, Verschwiegenheitserklärungen, geschultes Festpersonal und dokumentierte Reinigungsprotokolle sind bei uns Standard, nicht Aufpreis.
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