Aktenvernichtung nach DSGVO und BORA

Anwaltskanzleien haben eine doppelte Pflicht: Die DSGVO verlangt die Löschung personenbezogener Daten, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Die Berufsordnung der Rechtsanwälte (BORA) schreibt gleichzeitig vor, Akten über abgeschlossene Mandate mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Beide Pflichten müssen in Einklang gebracht werden.

Der Ablauf in der Praxis sieht so aus: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird die Kanzlei aktiv: Akten werden aussortiert, aus den Ordnern entfernt und der Vernichtung zugeführt. Genau an diesem Punkt kommen externe Dienstleister ins Spiel.

DIN 66399: Der Standard für die Aktenvernichtung

Die DIN 66399 regelt die Vernichtung von Datenträgern in sechs Sicherheitsstufen. Für Kanzleien sind folgende Stufen relevant:

• P3 (gehemmt): Für allgemeine Bürounterlagen ohne besondere Vertraulichkeit. Der vernichtete Text ist nicht mehr lesbar, aber einzelne Buchstaben können theoretisch rekonstruiert werden. Ausreichend für interne Notizen ohne Mandantenbezug.
• P4 (fortgeschritten): Für Akten, die personenbezogene Daten enthalten. Nach der Vernichtung ist eine Rekonstruktion ferner mit großem Aufwand nicht mehr möglich. Für Kanzleiakten gilt er als Mindeststandard.
• P5 (erhöht): Für hochsensible Dokumente wie Steürerklärungen, Gesundheitsdaten oder Unterlagen aus dem Familienrecht. Die Vernichtung erzeugt Partikel von maximal 2 x 15 Millimetern.

Wir empfehlen vor Ort tätigen Kanzleien mindestens P4, bei familienrechtlicher oder strafrechtlicher Tätigkeit P5. Die Mehrkosten für P5 gegenüber P4 sind gering, der rechtliche Spielraum aber deutlich grösser.

Der Vernichtungsnachweis als Dokumentationspflicht

Nach Art. 30 DSGVO müssen Verantwortliche Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren. Die Aktenvernichtung gehört dazu. Ein Vernichtungsnachweis muss folgende Angaben enthalten: Datum, Art und Menge der vernichteten Dokumente, angewandte Sicherheitsstufe und Name des durchführenden Dienstleisters. Wir stellen diesen Nachweis nach jedem Einsatz aus und übergeben ihn digital und in Papierform.

Praxisfall aus dem Regierungsviertel: Eine Kanzlei für Medizinrecht hatte über Jahre Altpapier im Keller gelagert. Bei einem Rohrbruch im Winter 2024 wurde ein Teil der Akten nass. Die Kanzlei musste aufwendig klären, welche Dokumente betroffen waren und ob eine Datenschutzverletzung vorlag. Die Kosten für die Notfallaktion: über 8.000 Euro. Eine regelmässige externe Aktenvernichtung hätte das Problem im Vorfeld eliminiert und wäre deutlich billiger gewesen.

Besonderheiten für Berliner Kanzleien

Berlin bringt als Kanzleistandort eigene Herausforderungen mit, die sich auf ergänzende Dienstleistungen auswirken.

• Altbau-Büros mit Teppichböden: In Bezirken wie Charlottenburg, Wilmersdorf und Schöneberg sitzen Kanzleien häufig in Altbauten mit alten Teppichböden. Diese Böden saugen Staub, Feuchtigkeit und Schmutz besonders hervorragend auf. Eine regelmässige Interimsteppichreinigung ist hier wichtiger als in Neubauten mit Hartböden.
• Glasscheiben und Trennwände: Kanzleien in modernen Büros an der Potsdamer Platz oder am Pariser Platz nutzen häufig Glasscheiben als Raumteiler. Fingerabdrücke, Spritzer und Staub sind auf Glasoberflächen stärker sichtbar als auf normalen Wänden. Die Glasreinigung gehört zur wöchentlichen Grundreinigung, bedarf aber gelegentlich einer Intensivreinigung.
• Lagerraum und Archiv: Städtische Kanzleien lagern Akten häufig in Kellerraumen oder Depots aus. Diese Räume müssen staubfrei und trocken gehalten werden. Die Reinigung von Archivräumen erfordert besondere Sorgfalt, weil aufgestapelte Akten nicht umgeräumt werden können.
• Lüftungsanlagen: Altbauten haben häufig veraltete Lüftungsanlagen, die Staub und Keime verteilen. Eine Intensivreinigung der Lüftungsanlage kann die Luftqualität in der Kanzlei messbar verbessern und ist nach Arbeitsschutzgesetz alle ein bis zwei Jahre erforderlich.

Ergänzende Dienstleistungen im Überblick

Neben der eigentlichen Kanzleireinigung und der Aktenvernichtung gibt es eine Reihe von Dienstleistungen, die für Kanzleien relevant sind. Wir haben sie im Folgenden zusammengefasst.

Teppichreinigung und Hart Bodenpflege

Büros mit Teppichboden benötigen mindestens jährlich eine Intensivreinigung. Wir setzen dabei Spruhextraktionsverfahren ein, die den Schmutz aus der Tiefe lösen, ohne den Teppich zu durchnässen. Hartböden wie Laminat, Parkett oder Steinzeug werden regelmässig gewachst oder versiegelt, um Kratzer und Abnutzung vorzubeugen.

Glas- und Fensterreinigung

Besprechungszimmer mit Glaswänden, Eingangsbereiche mit Glastüren und Empfangsbereiche hinterlassen einen professionellen Eindruck nur, wenn die Glasflächen streifenfrei sind. Wir reinigen Innenverglasungen wöchentlich als Teil der Grundreinigung, Aussenfenster nach Vereinbarung.

Küchen- und Sanitärraumreinigung

Die Kanzleiküche und die Toiletten sind bei Mandantenbesuchen sichtbare Bereiche. Eine Intensivreinigung dieser Räume reicht über die tägliche Grundreinigung hinaus und umfasst Entkalkung, Fugenreinigung und Desinfektion von Kontaktflächen.

PC- und Arbeitsplatzreinigung

Tastaturen, Telefone und Mausgeräte sind Keimschleudern. Eine monatliche Desinfektionsreinigung der Arbeitsplätze reduziert Krankheitsausfälle im Team. Wir arbeiten dabei mit geruchsarmen Mitteln, die die Elektronik nicht beschädigen.

Pflanzenpflege

Bürogrün verbessert das Raumklima und das Arbeitsklima. Viele Kanzleien nutzen Pflanzen als Gestaltungselement, vernachlässigen aber die Pflege. Wir bieten eine regelmässige Bürogrünpflege an, die Giessen, Düngen und Umtopfen umfasst.

Desinfektion nach Krankheitsfall

Wenn ein Mitarbeiter oder ein Mandant erkrankt ist und die Kanzlei besucht hat, erfordern Hygienevorschriften eine Flächendesinfektion. Wir bieten einen 24-Stunden-Notfallservice an, der betroffene Räume nach RKI-Richtlinien desinfiziert.

Über das gesamte Leistungsspektrum informiert unsere Seite zur Kanzleireinigung in Berlin.