Warum Polsterreinigung in Büros kein Luxus ist

Büromöbel werden täglich acht bis zehn Stunden genutzt. Bürostühle tragen das Körpergewicht einer Person, nehmen Schweiss, Körperfette und Hautschuppen auf -- und Sofas in Wartebereichen werden von Hunderten verschiedener Menschen besetzt: Kunden, Patienten, Lieferanten. Was auf den ersten Blick noch sauber aussieht, enthält auf den zweiten Blick eine Belastung, die Gesundheit und Haltbarkeit beeinflusst.

Dazu kommt der Faktor Zeit: Während bei Tischen und Böden sichtbarer Schmutz sofort beseitigt wird, sammelt sich in Polsterbezügen Schmutz unsichtbar über Monate an. Bis Flecken oder Gerüche auftreten, ist die Belastung im Stoff bereits weit fortgeschritten. Präventive Reinigung in regelmässigen Abständen verhindert diesen Zustand und schont die Fasern, bevor mechanische und chemische Einwirkungen den Bezug zerstören.

Studien zur Belastung von Bürostühlen zeigen, dass sich nach zwölf Monaten Nutzung im Polsterbezüg Millionen von Bakterien und Hautschuppen ansammeln - ein Grund mehr für regelmässige Polsterreinigung. Der Bezug sieht vielleicht noch gut aus, jedoch die hygienische Situation ist unbefriedigend. In Wartebereichen von Arztpraxen, Kanzleien und Behörden kommt hinzu, dass kranke Menschen auf den Möbeln sitzen - eine Guinea, die die Ansteckungsgefahr erhoht.

Hygieneanforderungen an Arbeitsplätzen

Das deutsche Arbeitsplatzgesetz (ArbStättV) verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitsplätze so einzurichten und zu unterhalten, dass die Gesundheit der Beschäftigten nicht gefährdet wird. Was auf den ersten Blick nur auf Lüftung und Beleuchtung zu zielen scheint, schließt nach Auffassung der Gewerbeaufsicht ferner saubere Arbeitsmöbel ein.

Gerade in Berlin, wo die Gewerbeaufsicht auf Grund der Vielzahl an Arbeitsplätzen regelmässig Kontrollen durchführt, ist das Thema nicht bloss theoretischer Natur. Unternehmen, die bei einer Betriebsprüfung unsaubere Arbeitsmöbel vorweisen, müssen mit Beanstandungen rechnen. Neben der rechtlichen Dimension spielt auch die Mitarbeiterzufriedenheit eine Rolle: Wer auf einem sichtbar verschmutzten Bürostuhl sitzen muss, fühlt sich vom Arbeitgeber nicht wertgeschätzt.

Konkret bedeutet das für Arbeitgeber:

• Arbeitsstätte-Verordnung (ArbStättV): Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass Arbeitsplätze, Möbel und Einrichtungen sauber und hygienisch einwandfrei gehalten werden.
• Biostoffverordnung (BioStoffV): Wenn in einem Bürobereich mit nennenswerter biologischer Belastung zu rechnen ist, müssen Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Polstermöbel können ein solcher Belastungsfaktor sein.
• Gewerbeaufsicht: Die Berliner Gewerbeaufsicht kann bei Beschwerden von Mitarbeitern Maßnahmen anordnen. Verschmutzte Arbeitsmöbel können dazu zählen.

In der Praxis prüft die Gewerbeaufsicht Polstermöbel zwar nicht routinemässig. Bei Mitarbeiterbeschwerden oder Betriebsänderungen kann die Thematik jedoch zum Thema werden. Unternehmen, die hier proaktiv handeln, sind im Vorteil.

Reinigungsintervalle nach Nutzungsbereich

Nicht jeder Bürobereich braucht das gleiche Reinigungsintervall. Die Nutzungshäufigkeit und die Art der Belegung bestimmen, wie wiederholt Polstermöbel grundgereinigt werden sollten. Wir unterscheiden in unserer Praxis vier Kategorien.

Alle Reinigungen erfolgen orientiert an DIN EN 13549 Standards.

Praxisfall aus Tempelhof: Eine kieferorthopädische Praxis mit drei Wartebereichen und 18 Polsterstühlen hatte in fünf Jahren keine einzige Grundreinigung durchgeführt. Die Bezüge waren optisch noch in Ordnung, trotzdem bei unserer Materialprobe zeigten sich Keimbelastungen, die weit über den empfohlenen Grenzwerten lagen. Nach einer Intensivreinigung mit Heisswasserextraktion und antimikrobieller Nachbehandlung waren alle Werte im Normbereich.

Lebensdauer von Polstermöbel verlängern

Polstermöbel in Büros sind eine Investition -- ein guter Bürostuhl kostet 300 bis 1.200 Euro, ein Empfangssofa schnell 2.000 bis 5.000 Euro. Wie bestens der Bezug gepflegt wird, bestimmt die Lebensdauer massgeblich. Unreinigungen wirken auf den Stoff wie Feinstaub auf einem Motor: Sie beschleunigen den Verschleiss.

Besonders in Berliner Start-ups und Co-Working-Spaces, wo Möbel häufig rund um die Uhr genutzt werden, zeigt sich der Verschleiss deutlich schneller als in klassischen Büros. Flexible Arbeitsplätze bedeuten wechselnde Nutzer, und jeder Nutzer hinterlässt seine Spuren im Bezug. Wer hier nicht regelmässig reinigt, tauscht nach drei bis vier Jahren Möbel aus, die bei fachgerechter Pflege acht bis zehn Jahre halten würden.

Drei Faktoren führen zum vorzeitigen Verschleiss von Polsterbezügen in Büros:

• Schmutzpartikel im Gewebe: Hautschuppen, Staub und fettige Rückstände wirken mechanisch auf die Fasern. Jede Bewegung auf dem Polster reibt diese Partikel gegen das Gewebe, was die Fasern auf Dauer aufraut und brüchig macht.
• Feuchtigkeit und Mikroorganismen: Körperfeuchtigkeit, die in den Bezug eindringt, schafft ein Milieu für Bakterien und Pilze. Diese greifen die Faserstruktur chemisch an. Der Geruch, der nach Jahren unzureichender Pflege entsteht, ist ein Indikator für mikrobiellen Befall.
• UV-Licht und chemische Belastung: Sonnenlicht bleicht den Bezug aus, führt dennoch gleichfalls zum Materialverschleiss. Reinigungsmittel mit falschem pH-Wert beschleunigen den Prozess weiter.

Regelmassige Reinigung entfernt diese Belastungen und verlängert die Lebensdauer messbar. Aus unserer Erfahrung können hervorragend gepflegte Polstermöbel in Büroumgebungen 40 bis 60 Prozent länger genutzt werden als unp Pflegte -- bei einem Empfangssofa für 3.000 Euro bedeutet das eine Nutzungsverlängerung von drei bis fünf Jahren. Ein Einsparpotenzial von mehreren Tausend Euro.

Kosten-Nutzen-Rechnung für Hausverwaltungen

Hausverwaltungen in der Stadt stehen täglich vor der Frage, welche Dienstleistungen am Immobilienbestand durchgeführt werden sollen. Budgets sind begrenzt, Prioritäten müssen gesetzt werden -- und Polsterreinigung landet dabei regulär ganz unten auf der Liste, weil die Bezüge noch gut aussehen. Die Rechnung geht jedoch nicht auf.

Beispielrechnung für ein typisches städtisches Bürogebäude mit 20 Bürostühlen und 4 Wartesofas:

• Grundreinigung aller 20 Stühle: ca. 60 Euro pro Stühl = 1.200 Euro
• Grundreinigung 4 Sofas: ca. 120 EUR pro Sofa = 480 EUR
• Jährliche Reinigung: 1.680 EUR pro Jahr
• Neuanschaffung bei vorzeitigem Verschleiss: 20 Stühle x 500 EUR + 4 Sofas x 2.500 EUR = 20.000 EUR

Wenn die regelmassige Reinigung die Lebensdauer außerdem nur um drei Jahre verlängert, spart die Hausverwaltung bei einer erwarteten Nutzungsdauer von acht Jahren die Kosten von etwa drei Ersatzinvestitionen. Die Rechnung geht klar zugunsten der Reinigung aus.

Zusätzlich gibt es einen Aspekt, der schwer in Zahlen zu fassen ist: der optische Eindruck. Ein Empfangsbereich mit sauberen, gepflegten Polstermöbeln vermittelt Professionalität und Sorgfalt -- vergilbte, fleckige Bezüge tun das Gegenteil. Für Mieter und Kunden ist der erste Eindruck häufig entscheidend.

Ein weiterer Punkt, der in der Stadt immer wieder virulent wird: Nachmieter-Vorgaben. Wenn ein Gewerbemieter auszieht, verlangt der neue Mieter regelmässig eine Grundreinigung aller Möbel und Einrichtungen. Hausverwaltungen, die hier keine Reinigungsintervalle nachweisen können, stehen vor der Wahl: Komplett neue Möbel oder eine teure Sanierungsreinigung, die deutlich aufwendiger ist als eine fortlaufende Pflege.