Schritt-für-Schritt SOP: So reagieren Unternehmen richtig

Wenn sich in Ihrem Betrieb die Nachricht verbreitet, dass mehrere Mitarbeiter erkrankt sind, zählt jede Stunde. Nicht jede Minute muss dabei verbracht werden, sondern strukturiert. Unsere SOP hat sich in Berliner Büros, Praxen und Gewerbeimmobilien bewährt.

Schritt 1: Erste Einschätzung und Information

Sobald ein möglicher Krankheitsausbruch bekannt wird, müssen drei Dinge parallel laufen. Erstens: Die betroffenen Bereiche sofort absperren. Zweitens: Das Gesundheitsamt des zuständigen Bezirks informieren, falls es sich um eine meldepflichtige Krankheit nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) handelt. In Berlin sind das die Bezirksgesundheitsämter in Mitte, Friedrichshain-Kreuzberg, Charlottenburg-Wilmersdorf und den anderen Bezirken. Drittens: Einen externen Desinfektionssdienst anrufen. Unter unserer Notfallnummer 0175 2512964 erreichen wir Sie innerhalb von zwei Stunden.

Wichtig: Versuchen Sie nicht, die Flächen selbst mit Haushaltsmitteln zu desinfizieren. Ohne Kenntnis des Erregertyps, der richtigen Wirkstoffkonzentration und der Einwirkzeit bleibt eine solche Maßnahme wirkungslos.

Schritt 2: Risikoanalyse durchführen

Nach der Meldung beim Gesundheitsamt definiert dieses in der Regel die Risikogruppe des Erregers. Das RKI teilt Krankheitserreger in drei Gruppen ein. Risikogruppe 1 umfasst Erreger mit geringem Infektionsrisiko, hier genügt meist eine verstärkte Reinigung mit begrenzter Desinfektion. Risikogruppe 2 erfordert eine gezielte Flächendesinfektion mit dokumentierten Einwirkzeiten. Risikogruppe 3 schließt eine vollständige Raumdesinfektion ein, inklusive Luft und Textilien.

Für Berliner Unternehmen besonders relevant: Norovirus-Ausbrüche (Risikogruppe 2) in Bürogebäuden und Gastronomiebetrieben. Diese Erreger sind extrem widerstandsfähig und überleben auf Oberflächen tagelang.

Schritt 3: Desinfektionsreinigung durchführen

Einem festen Ablauf folgt die eigentliche Reinigung, den wir bei jedem Einsatz einhalten. Als Grundregel gilt: Von sauber zu schmutzig, von oben nach unten.

• Kontrollbereich einrichten: Zugang nur mit Schutzkleidung. Bereiche mit Warnschildern kennzeichnen.
• Vordesinfektion: Hochfrequentierte Kontaktflächen wie Türklinken, Lichtschalter, Treppengeländer und Toilettengriffe zuerst behandeln.
• Großflächige Desinfektion: Boden, Tische, Schreibtische und Arbeitsflächen. Wir verwenden dabei Wischdesinfektionsverfahren mit nachgewiesenen viruziden Mitteln.
• Einwirkzeit einhalten: Am häufigsten ignoriert, ist dies ein entscheidender Schritt. Die meisten Desinfektionsmittel brauchen zwischen 5 und 30 Minuten Einwirkzeit, um voll wirksam zu sein. Diese Zeit muss dokumentiert werden.
• Textilien und Weichmateria: Vorhänge, Sitzbezüge und Teppiche je nach Erreger waschen, dampfreinigen oder austauschen.
• Belüftung: Nach Abschluss der Behandlung mindestens 30 Minuten störungsfrei lüften. Bei Raumbefeuchtern oder Klimaanlagen wechseln wir die Filter aus.

Schritt 4: Dokumentation und Protokollierung

Schriftlich protokollieren wir jeden Desinfektionsseinsatz. Das Protokoll enthält Datum und Uhrzeit, die identifizierten Bereiche, die verwendeten Desinfektionsmittel mit Chargennummern, die Einwirkzeiten und die Namen der eingesetzten Fachkräfte. Warum das so essentiell ist? Bei haftungsrechtlichen Fragen lässt sich nachweisen, dass alles Zumutbare getan wurde. Das kann den Unterschied zwischen einer abgewendeten Klage und einem sechsstelligen Schadensersatz ausmachen.

Schritt 5: Wiederinbetriebnahme und Prävention

Nach Abschluss der Keimbekämpfung prüft der eingesetzte Hygienebeauftragte die desinfizierten Bereiche. Erst nach Freigabe können diese wieder bezogen werden. Parallel empfehlen wir, eine Präventionsstrategie aufzusetzen, die eine regelmässige Kontaktflächendesinfektion, Schulungen der Mitarbeitenden zu Hygienevorschriften und einen Notfallplan mit dieser SOP als Anhang umfasst.

Rechtliche Grundlagen für Unternehmen

Drei Gesetze bilden die Basis für Ihr Handeln bei einem Krankheitsausbruch im Betrieb. Das Infektionsschutzgesetz (IfSG) regelt die Meldepflichten: Arbeitgeber müssen bestimmte Krankheiten an das Gesundheitsamt melden. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) fordert, dass Arbeitsplätze so beschaffen sind, dass die Gesundheit der Beschäftigten nicht gefährdet wird. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet den Arbeitgeber zur Gefährdungsbeurteilung, die auch biologische Arbeitsstoffe einschließt.

Was passiert bei Verstössen? Bußgelder können bis zu 25.000 Euro betragen. Schwerwiegendere Fälle, etwa bei vorsätzlicher Nichtmeldung einer meldepflichtigen Krankheit, können sogar strafrechtlich verfolgt werden. Das Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg hat 2024 ein Bußgeldverfahren wegen verspäteter Meldung eines Norovirus-Ausbruchs in einem Restaurant durchgeführt. Die Konsequenz: 8.000 Euro Bußgeld und eine Anordnung für hygienische Maßnahmen.

Daneben ist nicht nur das IfSG relevant. Die Biostoffverordnung (BioStoffV) regelt den Umgang mit biologischen Arbeitsstoffen im Betrieb. Arbeitgeber müssen eine Gefährdungsbeurteilung erstellen, die ebenso die mögliche Exposition gegenüber Krankheitserregern am Arbeitsplatz erfasst. Sobald sich die Bedingungen ändern, muss diese Bewertung aktualisiert werden. Ein Krankheitsausbruch im Betrieb stellt einen solchen Änderungsfall dar. Wer die Gefährdungsbeurteilung nicht aktualisiert, handelt ordnungswidrig.

Zusätzlich verlangt die Arbeitsstättenverordnung in Paragraph 3 Absatz 1, dass der Arbeitgeber eine geeignete Organisation der Ersten Hilfe sicherstellt. Das schließt die Verfügbarkeit von Erste-Hilfe-Material und die Benennung von Ersthelfern ein. In Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten muss außerdem ein Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan erstellt werden.

Berlin-Spezifika: Bezirksämter und Erregerlage

Eine eigene Dynamik hat Berlin bei Krankheitsausbrüchen. Mit über 3,8 Millionen Einwohnern, vielen Großraumbüros und einem dichten öffentlichen Nahverkehr verbreiten sich Erreger hier schneller als in kleineren Städten.

Die Bezirksgesundheitsämter sind erster Ansprechpartner. Jeder Berliner Bezirk hat ein eigenes Amt. In der Praxis bedeutet das: Ein Ausbruch in Mitte wird vom Gesundheitsamt Mitte bearbeitet, unabhängig davon, wo die Firma ihren Sitz hat. Die Anfahrtswege der Amtsärzte können die Reaktionszeit beeinflussen. Um Verzögerungen zu vermeiden, koordinieren wir uns bei unseren Einsätzen direkt mit den Bezirksämtern.

In der Stadt treten bestimmte Erreger saisonal gehäuft auf: Norovirus im Winter, Campylobacter im Sommer. Die Berliner Senatsverwaltung für Gesundheit veröffentlicht jährlich Berichte zur Infektionslage, die für Unternehmen eine wertvolle Planungsgrundlage bilden.

Einsatz aus Berlin-Mitte: Ein Co-Working-Space mit 120 Arbeitsplätzen meldete einen Norovirus-Ausbruch. Innerhalb von drei Stunden hatten wir das gesamte Stockwerk desinfiziert, die Filter der Lüftungsanlage gewechselt und das Protokoll dem Gesundheitsamt Mitte vorgelegt. Am nächsten Morgen konnte der Betrieb normal weiterlaufen.

Notfall-Checkliste für Unternehmen

Jedes Unternehmen vor Ort sollte diese Checkliste greifbar haben. Drucken Sie sie aus, hängen Sie sie im Büro auf und geben Sie jeder Führungskraft eine Kopie. Im Ernstfall geht es um Minuten.

Sofortmaßnahmen (erste 30 Minuten)

• Betroffene Bereiche absperren und mit Warnschildern kennzeichnen
• Mitarbeiter aus dem Gefahrenbereich führen
• Gesundheitsamt des zuständigen Bezirks anrufen
• Desinfektionsdienst kontaktieren und Einsatz anfordern
• Mitarbeiterzählung durchführen und Erkrankungszeiträume erfassen

Kurzfristig (innerhalb von 4 Stunden)

• Gefährdungsbeurteilung nach BioStoffV aktualisieren
• Betreiber der Klimaanlage informieren
• Reinigungsplan für die nächsten Tage aufstellen
• Mitarbeiter über Maßnahmen informieren (ohne Panik zu verbreiten)
• Dokumentation des Ausbruchs beginnen (wer, wann, welche Symptome)

Mittel- bis langfristig (Tage bis Wochen)

• Desinfektionsprotokoll prüfen und abheften
• Hygieneplan des Unternehmens überarbeiten
• Mitarbeiterschulungen zu Hygienevorschriften ansetzen
• Notfallplan mit dieser SOP als Anhang implementieren
• Kontakt mit dem Gesundheitsamt weiterführen bis Freigabe

Weitere Informationen zu Desinfektionsverfahren und den Unterschieden zwischen Flächen- und Raumdesinfektion finden Sie in unserem Artikel Flächendesinfektion vs. Raumdesinfektion.