Vorbereitung der Ausschreibung

Bevor Angebote angefordert werden, muss die WEG einige Grundlagen klären. Wer diese Schritte überspringt, erhält Angebote, die an den eigenen Bedürfnissen vorbeigehen.

Schritt 1: Bedarfsermittlung

Die WEG muss klären, welche Aufgaben der Hausmeister übernehmen soll. Das klingt einfach, ist in der Praxis aber einer der häufigsten Fehlerquellen.

• Welche Aufgaben fallen aktuell an? Eine Bestandsaufnahme der letzten 12 Monate zeigt, welche Aufgaben erledigt wurden, wer sie erledigt hat und was liegen geblieben ist.
• Welche Aufgaben sollen kuenftig外包 werden? Nicht alles muss beim Hausmeister liegen. Reinigung, Gartenpflege und Winterdienst können separat beauftragt werden. Die Entscheidung beeinflusst den Umfang des Hausmeister-Auftrags erheblich.
• Wie viele Stunden pro Woche sind nötig? Für eine Berliner WEG mit 20 Wohneinheiten liegen die Hausmeisterstunden typischerweise zwischen 10 und 20 Stunden pro Woche. Für 50 Wohneinheiten sind 20 bis 40 Stunden realistisch.

Schritt 2: WEG-Beschluss vorbereiten

Die Beauftragung eines Hausmeisterservices bedarf eines WEG-Beschlusses. Der Verwaltungsbeirat oder die Hausverwaltung bereitet den Beschluss vor.

Inhalt des Beschlusses: Umfang der Beauftragung, Budgetrahmen, Beauftragungsvorlage, Zustimmung zu Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen. In Berliner WEGs ist die Versammlung beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Wohneinheiten vertreten ist.

Schritt 3: Anbieter identifizieren

Für eine aussagekräftige Ausschreibung sollten mindestens drei Anbieter angefragt werden. Die Auswahl der Anbieter sollte nicht zufällig erfolgen.

• Nachbarschaftsanfragen: Welche Hausmeisterservices arbeiten in der näheren Umgebung? Erfahrungen von benachbarten WEGs sind wertvoller als jede Werbung.
• Bewertungsportale und Referenzen: Google-Bewertungen, IHK-Eintrag und Referenzanfragen geben Hinweise auf die Seriosität eines Anbieters.
• Vor-Ort-Gespräch: Ein kurzes Gespräch vor der Anfrage schafft Vertrauen und klärt Fragen im Vorfeld.

Das Pflichtenheft erstellen

Das Pflichtenheft ist das Kernstück der Ausschreibung. Es beschreibt, was der Hausmeister leisten soll, wie regulär, in welcher Qualität und zu welchen Bedingungen.

Was gehört in das Pflichtenheft

• Objektbeschreibung: Adresse, Baujahr, Anzahl der Wohneinheiten, Anzahl der Geschosse, Aufzug vorhanden (ja/nein), Grundstücksfläche, Art der Heizung, Anzahl der Kellerabteile, Gewerbeanteil.
• Leistungskatalog: Detaillierte Auflistung aller Aufgaben, gegliedert nach Bereichen (Kontrollen, Kleinreparaturen, Koordination, Reinigung, Winterdienst, Grünanlagen). Jede Aufgabe mit Frequenz (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich).
• Erreichbarkeit: An welchen Tagen und zu welchen Zeiten muss der Hausmeister erreichbar sein? Wie schnell muss er auf Notfälle reagieren?
• Dokumentation: Welche Kontrollberichte werden erwartet? In welchem Format (Papier oder digital)? Mit Fotos?
• Vertragsbedingungen: Gewünschte Vertragslaufzeit (12 bis 36 Monate), Kündigungsfrist (3 bis 6 Monate zum Monatsende), Preisanpassungsklausel.
• Versicherung: Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1 Million Euro pro Schadenfall.

Besonderheiten für Berlin

In Berlin gibt es einige spezifische Punkte, die im Pflichtenheft berücksichtigt werden sollten:

• Winterdienst nach Straßenreinigungssatzung: Die Berliner Straßenreinigungssatzung schreibt vor, wann und wie Gehwege gestreut werden müssen. Der Hausmeister oder der Winterdienst muss diese Vorgaben kennen.
• Laubentsorgung: Berliner Straßenbäume verursachen im Herbst erhebliche Laubmengen. Die Straßenreinigungssatzung verpflichtet den Grundstückseigentümer, Laub von Gehwegen zu entfernen.
• Abfallkalender: Der Hausmeister muss den Berliner Abfallkalender kennen und die Mieter über Abfuhrtermine informieren.
• Baumschutzsatzung: Bei Arbeiten an Bäumen auf dem Grundstück muss die Baumschutzsatzung beachtet werden.

Angebote vergleichen

Nach Eingang der Angebote folgt der Vergleich. Hier geht es darum, Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen.

Der Preisvergleich

Der Monatspreis ist nur ein Teil der Gleichung. Wichtiger ist die Preisstruktur:

• Festpreis oder Stundenabrechnung? Ein Festpreis gibt Planungssicherheit. Eine Stundenabrechnung kann bei schwankendem Bedarf günstiger sein, birgt jedoch das Risiko unerwarteter Kosten.
• Sind alle Leistungen inkludiert? Manche Anbieter kalkulieren den Grundpreis niedrig und schlagen Leistungen wie Winterdienst, Begehungspauschalen oder Dokumentation separat auf.
• Wie sieht die Preisanpassung aus? Eine Klausel zur jährlichen Preisanpassung ist üblich. Sie sollte an einen klar definierten Index geknüpft sein (z.o. Verbraucherpreisindex) und prozentual begrenzt werden (höchstens 3 bis 5 Prozent pro Jahr).

Der Leistungsvergleich

Neben dem Preis muss die Leistung bewertet werden. Hier hilft eine Matrix, die die Angebote entlang der Kriterien des Pflichtenhefts vergleicht.

• Ersatzpersonal: Was passiert, wenn der Hausmeister krank wird oder urlaubt? Steht ein qualifizierter Ersatz zur Verfügung? Ist die e-Ersatzregelung vertraglich zugesichert?
• Dokumentation: Erhält die WEG monatliche Kontrollberichte? Sind die Berichte digital verfügbar?
• Erreichbarkeit: Ist der Hausmeister außerhalb der Regelzeiten für Notfälle erreichbar? Innerhalb welcher Zeit?
• Referenzen: Hat der Anbieter ähnliche Objekte in Berlin betreut? Kann er Referenzen vorweisen?

Praxisfall aus Berlin-Lichtenberg: Eine WEG mit 36 Wohneinheiten hatte das günstigste Angebot von 750 Euro pro Monat angenommen. Nach drei Monaten stellte sich heraus, dass der Winterdienst, die monatliche Dokumentation und die Erreichbarkeit am Wochenende nicht im Preis enthalten waren. Die Zusatzkosten beliefen sich auf weitere 350 Euro pro Monat. Die WEG kündigte nach Ablauf der Mindestlaufzeit und beauftragte einen Anbieter, der 900 Euro pro Monat berechnete - doch alle Leistungen inkludierte.

Typische Fehler bei der Beauftragung

• Fehler 1: Keine Kündigungsfrist vereinbart: Verträge ohne Kündigungsoption binden die WEG auf unbestimmte Zeit. fortlaufend eine Kündigungsfrist von 3 bis 6 Monaten vereinbaren.
• Fehler 2: Keine Ersatzpersonalregelung: Fehlt die Ersatzregelung, steht die WEG bei Ausfall des Hausmeisters blank da. Gerade im Winter erweist sich das als kritisch, sobald der Winterdienst ausfällt.
• Fehler 3: Keine Leistungsbeschreibung: Ein Vertrag, der nur "Hausmeisterservice" als Leistung nennt, ohne die Aufgaben zu spezifizieren, führt zu ständigen Streitigkeiten darüber, was zum Leistungsumfang gehört.
• Fehler 4: Kein Probezeit: Eine Probezeit von 3 bis 6 Monaten gibt beiden Seiten die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu prüfen. Ohne Probezeit bindet sich die WEG sofort.
• Fehler 5: Keine Begehung vor Ort: Ein Anbieter, der das Objekt nicht vor der Angebotserstellung besichtigt, kalkuliert blind. Das führt häufig zu Nachforderungen.

Weitere Informationen zu unseren Hausmeister-Dienstleistungen finden Sie in unserem Leistungsangebot Hausmeisterservice Berlin.