Was ist Agenturreinigung - Definition und Abgrenzung

Agenturreinigung bezeichnet die Reinigung von Gebäuden und Räumen öffentlicher Auftraggeber. Dazu zählen Bundes- und Landesbehörden, Bezirksämter, Polizeidienststellen, Gerichte, Sozialämter und weitere Einrichtungen des öffentlichen Dienstes. Die Reinigung dieser Objekte folgt einem klaren Regelwerk, das sich von der gewöhnlichen Unterhaltsreinigung privater oder rein gewerblicher Flächen in mehreren Punkten unterscheidet.

Unterhaltsreinigung hingegen umfasst die tägliche oder periodische Reinigung von Büros, Praxen, Ladengeschäften und Wohngebäuden. Der Umfang wird zwischen Auftraggeber und Reinigungsfirma vereinbart. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebenen Reinigungsgrade oder Dokumentationspflichten, die über die normale Vertragserfuellung hinausgehen.

Die Kernunterschiede im Überblick: Bei der Agenturreinigung schreibt der Auftraggeber detailliert vor, was gereinigt wird, in welchem Abstand und mit welchem Ergebnis. Die Unterhaltsreinigung lässt dem Dienstleister mehr Spielraum bei der Ausführung, solange das vereinbarte Ergebnis erreicht wird.

Der Begriff Agenturreinigung stammt aus dem Vergaberecht und bezeichnet Reinigungsdienstleistungen für die öffentliche Hand. Der Name leitet sich von der Agentur für Arbeit ab, die früher als großter Auftraggeber für diese Reinigungsart galt. Heute umfasst der Begriff alle öffentlichen Gebäude, vom Bezirksamt bis zur Polizeidienststelle. Der wesentliche Unterschied zur privaten Unterhaltsreinigung liegt in der Vergabe: Öffentliche Auftrag müssen europarechtlich korrekt ausgeschrieben werden, mit genau definierten Leistungsverzeichnissen, Bieterverfahren und Nachweispflichten. Das bedeutet einen deutlich höheren administrativen Aufwand für die Reinigungsfirma, der sich in höheren Stundenverrechnungssätzen niederschlägt.

Reinigungsgrade und Normen: DIN 13080 im Detail

Die wichtigste Norm für die Agenturreinigung ist die DIN 13080. Sie definiert Reinigungsgrade und Reinigungsarten für verschiedene Gebäudetypen. Öffentliche Gebäude fallen in der Regel in die Reinigungsgrade 1 bis 3, wobei Grad 1 die höchsten Anforderungen stellt.

Reinigungsgrad 1 gilt für Bereiche mit hohem Hygienebedarf, etwa Gesundheitsämter oder Labore. Hier werden strenge Desinfektionsvorgaben, partikelfreie Oberflächen und dokumentierte Kontrollen verlangt. Jede Reinigung wird protokolliert und auf Verlangen der Gebäudeleitung vorgelegt.

Reinigungsgrad 2 betrifft Bürobereiche von Behörden, Empfangshallen und Verkehrsflächen. Die Reinigung erfolgt täglich, mit monatlichen Intensivreinigungen und vierteljährlichen Grundreinigungen. Sogenannte Sichtkontrollen stellen sicher, dass der vereinbarte Grad gehalten wird.

Reinigungsgrad 3 gilt für Nebenräume, Lager und Technikkabinette. Hier genügt eine wöchentliche Reinigung mit halbjährlicher Grundreinigung. Die Anforderungen sind geringer, jedoch auch hier gilt die Protokollpflicht.

Bei einer normalen Unterhaltsreinigung gibt es keine solche Einstufung. Der Reinigungsumfang ergibt sich aus dem Vertrag. wiederholt wird zwischen täglicher Reinigung von Boden, Toiletten und Arbeitsflächen sowie periodischen Zusatzleistungen wie Fensterreinigung oder Grundreinigung unterschieden. Die Qualitätskontrolle läuft über die eigene Zufriedenheit des Auftraggebers, nicht über eine genormte Vorgabe.

Leistungsverzeichnis gegenüber freier Vereinbarung

• Agenturreinigung: Das Leistungsverzeichnis ist Bestandteil des öffentlichen Auftrags. Es listet jeden Raum, jeden Gegenstand und jedes Intervall auf. Änderungen bedürfen eines Nachtragsverfahrens.
• Unterhaltsreinigung: Der Umfang wird pragmatisch vereinbart. Der Reinigungsfirma steht es frei, innerhalb des Rahmens die Methode zu wählen.
• Agenturreinigung: Reinigungsmittel und -verfahren sind teilweise vorgeschrieben. Biozide müssen zugelassen sein, die Dokumentation der eingesetzten Mittel ist Pflicht.
• Unterhaltsreinigung: Die Wahl der Reinigungsmittel liegt beim Dienstleister, solange Allergiker und Nutzer nicht gefähdet werden.

Sicherheitsüberprüfungen und Dokumentationspflichten

Hier liegt der wohl bedeutsamste Unterschied zwischen beiden Reinigungsformen. Bei der Agenturreinigung müssen alle Personen, die Zutritt zu öffentlichen Gebäuden erhalten, eine Sicherheitsüberprüfung bestehen. In Berlin erfolgt diese über das Bundesverwaltungsamt oder die Landeseinrichtungen für Sicherheitsüberprüfungen.

Was wird geprüft? Die Sicherheitsüberprüfung umfasst die Identitätsfeststellung, die Prüfung auf Vorstrafen, den Abgleich mit Verfassungsschutzakten und die Bewertung der Sicherheitslage. Die Prüfung richtet sich nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SUEG) und kann mehrere Wochen dauern. Ohne bestandene Prüfung erhalten Mitarbeiter keinen Zutritt zu sensiblen Bereichen.

Hinzu kommen eine Reihe behördlicher Nachweise, die Reinigungsfirmen in Berlin erbringen müssen:

• Gewerbezentralregisterauszug: Aktuell, nicht älter als drei Monate
• Handwerksrolle: Eintragung im Gebäudereiniger-Handwerk
• Betriebshaftpflichtversicherung: Mindestens 1 Million EUR Deckungssumme
• Auszubildendenquote: Nachweis, falls nach dem Ausbildungspflichtgesetz erforderlich
• Mindestlohnkonformität: Erklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes
• Datenschutz: Benennung eines Datenschutzbeauftragten, Verschwiegenheitserklärungen aller Mitarbeiter
• Gefahrstoffmanagement: Sicherheitsdatenblätter für alle eingesetzten Reinigungsmittel

Bei einer normalen Unterhaltsreinigung fallen diese Anforderungen deutlich geringer aus. Eine Haftpflichtversicherung gehört zum Standard, doch die Höhe der Deckungssumme wird vertraglich vereinbart, nicht vorgeschrieben. Sicherheitsüberprüfungen sind die Ausnahme, nicht die Regel. Sie kommen nur zum Einsatz, wenn der Auftraggeber selbst in einem gesicherten Bereich arbeitet, etwa bei Banken oder IT-Firmen.

Erfahrungsbericht: Wir betreuen seit 2019 ein Bezirksamt in Berlin. Allein die Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen dauerte sechs Wochen. Drei Mitarbeiter mussten die SUEG-Überprüfung durchlaufen. Ein Mitarbeiter wurde abgelehnt und musste intern umgesetzt werden. Die Dokumentationspflicht erfordert bei uns eine eigene Mitarbeiterin für Qualitätsmanagement, die ausschließlich die Protokolle führt.

Berlin-Spezifika bei der Vergabe öffentlicher Reinigungsverträge

Berlin als Stadtstaat ist einer der größten Auftraggeber für Reinigungsdienstleistungen in Deutschland. Das Land Berlin vergibt Reinigungsverträge für über 6.000 öffentliche Gebäude. Die Vergabe folgt den Regeln des Vergaberechts, konkret der Vergabeverordnung (VgV) für Unterschwellenvergabe und der VOB/A für Aufträge oberhalb der Schwellenwerte.

Wie laufen Ausschreibungen in Berlin ab? Die Bezirke und Senatsverwaltungen veröffentlichen ihre Reinigungsaufträge auf der Vergabeplattform des Landes. Reinigungsfirmen müssen ein Katalogangebot einreichen, das neben dem Preis ferner die Qualifikation, Referenzen und das Qualitätsmanagement bewertet. Nicht der billigste Anbieter bekommt den Zuschlag, sondern der wirtschaftlichste. Das bedeutet: Eine Firma mit durchgängig geprüften Mitarbeitern und einer nachweisbaren QM-Struktur kann teurer sein und trotzdem den Zuschlag erhalten.

Berliner Reinigungsfirmen sehen sich damit vor eine konkrete Herausforderung gestellt: Wer Agenturreinigung anbieten will, braucht eine eigene Organisationsstruktur. Eine kleine Firma mit drei Mitarbeitern kann die Anforderungen nicht erfüllen. Nur ein eingeschränkter Kreis von Anbietern kommt daher für Agenturreinigung infrage.

Besonderheiten der Berliner Bezirke

• Mitte: Hier stehen Ministerien und Senatsverwaltungen. Die Anforderungen an die Sicherheit sind am höchsten. zahlreiche Gebäude unterliegen dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz auf Höchststufe.
• Friedrichshain-Kreuzberg und Neukölln: Bezirksämter mit hohem Bürgerverkehr. Die Reinigung muss täglich mehrfach durchgeführt werden, besonders in Empfangshallen und Wartebereichen.
• Charlottenburg-Wilmersdorf: Gerichtsgebäude erfordern zusätzliche Absprachen mit dem Justizministerium. Reinigungspläne müssen mit den Sitzungszeiten abgestimmt werden.
• Spandau und Reinickendorf: Polizeipräsidien und Dienstgebäude mit besonderen Zutrittsregelungen. Reinigungsteams arbeiten häufig unter Begleitung.

Kostenvergleich: Agenturreinigung gegenüber Unterhaltsreinigung

Die Kosten für Agenturreinigung liegen spürbar über denen einer normalen Unterhaltsreinigung. Das hat handfeste Gründe, die mit den erhöhten Anforderungen zusammenhängen.

Was die Kosten treibt: Sicherheitsüberprüfungen kosten pro Mitarbeiter zwischen 150 und 500 EUR. Die Prüfung muss bei jedem Personalwechsel wiederholt werden. Die Dokumentation erfordert zusätzliches Personal oder zumindest zusätzliche Arbeitszeit bei den Reinigungskräften. Die vorgeschriebenen Reinigungsmittel sind häufig teurer als Standardprodukte. Und nicht zuletzt verlangt die häufigere Qualitätskontrolle durch den Auftraggeber eigene Ressourcen.

Als Richtwert für Berlin gilt: Die Agenturreinigung kostet etwa 30 bis 50 Prozent mehr als eine vergleichbare Unterhaltsreinigung. Für ein typisches Bezirksamt mit 3.000 Quadratmetern Büro- und Verkehrsfläche liegen die jährlichen Kosten bei der Agenturreinigung zwischen 45.000 und 70.000 EUR. Eine normale Unterhaltsreinigung würde für denselben Raum zwischen 30.000 und 45.000 EUR kosten.

Diese Differenz ist kein reiner Preisaufschlag. Sie spiegelt den tatsächlichen Mehraufwand wider. Wer Agenturreinigung zum Preis einer Unterhaltsreinigung anbietet, spart bei den Sicherheitsüberprüfungen oder der Dokumentation. Bei Entdeckung droht der sofortige Vertragsverlust.

Was bedeutet das für Reinigungsfirmen in Berlin?

Der Einstieg in die Agenturreinigung stellt für Berliner Reinigungsfirmen eine strategische Entscheidung dar. Investitionen in Personal, Qualitätsmanagement und Dokumentationssysteme sind unerlässlich. Schon der Arbeitsaufwand für eine einzelne Ausschreibung ist erheblich.

Voraussetzungen für den Einstieg in die Agenturreinigung:

• Mindestens 5 geprüfte Mitarbeiter mit abgeschlossener Sicherheitsüberprüfung
• Etabliertes Qualitätsmanagement mit dokumentierten Abläufen
• Einsatzplanung, die die Öffnungszeiten öffentlicher Gebäude berücksichtigt
• Kontaktperson mit Erfahrung im Vergaberecht
• Referenzen aus ähnlichen Aufträgen

Firmen, die diese Voraussetzungen erfüllen, profitieren von langlaufenden Verträgen. Öffentliche Aufträge in Berlin haben Laufzeiten von zwei bis vier Jahren. Sie bieten Planungssicherheit und verlässliche Einnahmen. Der Aufwand für die Akquise entfällt während der Vertragslaufzeit fast komplett.

Immo-Clean GmbH Berlin hat sich frühzeitig auf Agenturreinigung eingestellt. Jeder unserer Mitarbeiter durchläuft regelmäßig Sicherheitsüberprüfungen. Unser Qualitätsmanagement erfüllt die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber. So können wir bei Stichproben jederzeit Nachweise liefern.

Kleine und mittlere Reinigungsbetriebe in Berlin scheuen häufig den Einstieg in die Agenturreinigung, weil der administrative Aufwand abschreckend wirkt. Doch der schrittweise Aufbau ist möglich: Wir haben Erfahrungen damit, dass Betriebe mit zwölf bis fünfzehn Mitarbeitern erfolgreich in den öffentlichen Markt eingestiegen sind, indem sie zunächst kleinere Aufträge in einem Bezirk akquirierten. Mit wachsender Erfahrung und Referenzliste konnten sie sukzessive größere Vergabeverfahren bedienen. Der Schlüssel liegt in einer professionellen Angebotsausarbeitung und der Bereitschaft, in Qualitätsmanagement zu investieren. Die langfristigen Vertragslaufzeiten und die Bestandssicherheit öffentlicher Aufträge bieten eine Planungssicherheit, die der privaten Unterhaltsreinigung oft fehlt.

Qualitätssicherung: Wie die Einhaltung der Reinigungsgrade kontrolliert wird

Reinigung allein reicht bei der Agenturreinigung nicht aus. Die Einhaltung der vereinbarten Reinigungsgrade muss nachweisbar sein -- dafür kommen verschiedene Kontrollmethoden zum Einsatz.

Sichtkontrollen: Die am weitesten verbreitete Methode. Der Reinigungsleiter oder ein beauftragter Kontrolleur prüft die gereinigten Räume auf Sauberkeit. Die Prüfung erfolgt nach einem standardisierten Katalog, der alle zu kontrollierenden Punkte auflistet. Das Ergebnis wird dokumentiert und bei Mängeln sofort nachgebessert.

ATP-Messungen: Die Adenosintriphosphat-Messung ist ein objektives Verfahren zur Bewertung der Oberflächenhygiene. Ein Messgerät nimmt einen Abklatsch von der Oberfläche und misst die ATP-Konzentration. Hohe Werte deuten auf biologische Verschmutzung hin. ATP-Messungen kommen häufig in Gesundheitsämtern und Laboren zum Einsatz, in denen die Hygieneanforderungen besonders hoch sind.

Staubbindungstests: Für Bürobereiche werden gelegentlich Staubbindungstests durchgeführt. Ein weisses Tuch wird über eine definierte Fläche gestrichen. Die Verfärbung des Tuchs gibt Aufschluss über den Staubgehalt. Der Test ist einfach durchzuführen und liefert schnell einen Anhaltswert.

Bei der Unterhaltsreinigung ist die Qualitätskontrolle weniger formalisiert. Der Auftraggeber prüft die Sauberkeit nach eigenem Ermessen. Beschwerden führen zu einer Nachreinigung, dennoch es gibt keine standardisierten Messverfahren oder Dokumentationspflichten. Für Auftraggeber, die Wert auf nachweisbare Qualität legen, empfiehlt sich eine schriftliche Vereinbarung über Kontrollintervalle und Masskriterien.

Übergang von Unterhaltsreinigung zur Agenturreinigung

Wer bereits Unterhaltsreinigung anbietet und in die Agenturreinigung einsteigen will, findet klare Schritte vor. Der Übergang ist jedoch nicht über Nacht möglich -- er erfordert Investitionen in Personal, Systeme und Know-how.

Schritt 1: Sicherheitsüberprüfungen einrichten. Bevor das erste öffentliche Gebäude gereinigt werden kann, müssen die Mitarbeiter geprüft sein. Das Bundesverwaltungsamt bietet die Prüfung an, die Bearbeitung dauert mehrere Wochen. Frühzeitige Antragstellung ist ratsam.

Schritt 2: Qualitätsmanagement aufbauen. Ein QM-System nach DIN ISO 9001 ist nicht zwingend vorgeschrieben, trotzdem in der Praxis fast jederzeit erforderlich. Es dokumentiert die Arbeitsabläufe, die Qualitätskontrolle und die Fehlerbehandlung. Öffentliche Auftraggeber verlangen den Nachweis eines funktionierenden QM-Systems.

Schritt 3: Referenzen sammeln. Die ersten Aufträge in der Agenturreinigung sind schwer zu bekommen, weil Referenzen fehlen. Ein Weg ist, mit kleineren Aufträgen zu starten, etwa Reinigungen von Büros der Bezirksämter, die nicht unter die Vollpaquechung fallen. Diese Aufträge liefern Referenzen für größere Ausschreibungen.

Schritt 4: Vergaberecht verstehen. Das Vergaberecht ist komplex und hat für Reinigungsfirmen direkte Auswirkungen. Fehler bei der Angebotsabgabe führen zum Ausschluss vom Verfahren. diverse Firmen lassen sich von Beratern unterstützen, die auf öffentliche Ausschreibungen spezialisiert sind.